A confiança em nossa empresa por parte dos clientes, colaboradores e do público em geral depende fundamentalmente do comportamento de cada colaborador. Por isso, é essencial que cumpramos integralmente as leis anticorrupção e nosso Código de Ética e Conduta, o qual visa orientar nossos membros da administração, colaboradores e estagiários na atuação pessoal e profissional.
O Código de Ética e Conduta da Registro OK se destina a todos os nossos colaboradores e estagiários, servindo como referência para a atuação de cada um. É importante que todos tenham conhecimento do Código e o respeitem, a fim de mantermos um padrão de relacionamento transparente e respeitoso com nossos clientes e com o público em geral.
Nosso Código de Ética e Conduta tem como objetivo nos guiar em nossas ações, para que sempre procedamos de acordo com nossos valores e princípios éticos. Assim, reforçamos nosso compromisso com a integridade, a transparência e a ética em todos os aspectos de nossos negócios.
Neste sentido, o Código especifica:
1. os compromissos da Registro OK com a sociedade, em especial com seus colaboradores, clientes, consumidores e fornecedores;
2. os padrões de conduta esperados dos colaboradores no exercício de suas responsabilidades pessoais e profissionais.
Por isso, é essencial que cada colaborador o leia atentamente, de forma a poder usá-lo diariamente como guia de suas ações e decisões.
Temos certeza de que ele é um instrumento de trabalho extremamente útil e necessário, capaz de nos inspirar na condução da Registro OK e na arte de transformar nossa conduta pessoal e profissional em exemplo para todos.
Manoel Ribeiro Silva Junior
Owner
________________________________________
Nossa Missão
Auxiliar os empresários, contadores e advogados no processo de legalização de empresas e serviços paralegais, por meio da ética, disciplina, refletida numa prestação de serviço de excelência com agilidade e segurança, propiciando assim o desenvolvimento econômico do país.
Nossa Visão
Ser através do trabalho comprometido e transparente, uma organização de referência nacional.
Nossos Valores
Prezamos pela produtividade, agilidade e qualidade, pautando nossas ações na ética e disciplina, objetivando perpetuar-nos por meio do trabalho e da consolidação do espírito de parceria com nossos clientes.
DIRETRIZES DE ÉTICA
• Respeitamos os direitos humanos e não admitimos nenhuma forma de exploração, discriminação e desrespeito em nossas atividades, ambientes e cadeia de valor.
• Adotamos diretrizes e práticas de sustentabilidade empresarial.
• Realizamos e apoiamos ações comunitárias e de interesse público, especialmente as destinadas a promover ações de educação, esportes, artes e cultura.
• Estimulamos nossa cadeia de valor (incluindo a cadeia de suprimento) a adotar práticas de sustentabilidade empresarial e desenvolvimento sócio ambiental.
• Não usamos qualquer forma de artifício, imposição ou constrangimento em nossas operações e negócios.
• Fornecemos de modo claro e correto as informações que nossos públicos de relacionamento necessitam para tomar decisões relativas à Registro OK.
• Cumprimos as leis, as normas e os regulamentos dos países onde atuamos em todas as instâncias.
• Adotamos políticas e práticas destinadas à prevenção e combate a toda forma de pagamento ou recebimento ilícito ou obtenção de vantagens pessoais ou privilégios, fraudes, lavagem de dinheiro, potenciais conflitos de interesses, etc.
Administração, transparência e prestação de contas
• Adotamos diretrizes e práticas de governança corporativa destinadas a garantir:
- Uma administração diligente, honesta e prudente.
- A boa reputação da Registro OK
- Retornos competitivos para acionistas e investidores.
- A satisfação dos clientes.
- O alinhamento das atividades da Registro OK com os compromissos expressos neste Código e nas diretrizes de sustentabilidade, gestão de pessoas, performance, sistema de remuneração, gestão de riscos, ÉTICA.
- Controles financeiros, auditoria, compliance, controles internos e segurança corporativa.
- Que a sociedade e nossos públicos de relacionamento sejam informados tempestivamente sobre os propósitos, decisões e resultados da Registro OK.
- Que nossas declarações, relatórios, comunicados e demonstrativos reflitam com clareza e correção a realidade da Registro OK.
- Que nossos contratos possam ser facilmente compreendidos e que evidenciem os direitos e deveres das partes, salientando os riscos existentes.
- A independência de nossos processos de gestão de riscos, compliance e auditoria.
- A proteção das informações não públicas (restritas, confidenciais e internas) visando evitar que seu vazamento prejudique a Registro OK e seus públicos de relacionamento.
Conduta com os públicos de relacionamento
Partes relacionadas
• Operações e negócios com partes relacionadas são realizados em condições de mercado e levam em consideração, em primeiro lugar, os interesses da Registro OK, observando condições estritamente comutativas, negociadas de forma independente, mediante processo transparente, ético e em conformidade com a legislação vigente.
• Fornecemos de forma clara e correta as informações necessárias para que as partes relacionadas tomem suas decisões.
• Adotamos critérios transparentes e que aumentam o grau de imparcialidade na gestão dos conflitos de agenda, visando eliminar injustiças na assimetria de direitos e na conciliação de interesses das partes relacionadas.
Colaboradores
• Não toleramos qualquer forma de discriminação ou assédio.
• Adotamos políticas e práticas destinadas a prevenir e combater as formas degradantes de trabalho (infantil, forçado, escravo, etc.).
• Respeitamos os direitos políticos e trabalhistas dos colaboradores, incluindo o direito à negociação coletiva e à associação partidária.
• Os processos de gestão de pessoas (contratação, desligamento, transferência, promoção, aumentos salariais por méritos, sanções disciplinares, etc.) são realizados com respeito, transparência, imparcialidade e com base nos preceitos da meritocracia.
Clientes e consumidores
• A qualidade de nossos produtos e serviços deve superar os padrões estabelecidos pela legislação e pelas normas setoriais.
• Respeitamos a liberdade de escolha de nossos clientes e consumidores e lhes fornecemos de forma clara e correta as informações necessárias para a tomada de decisões.
• Não usamos artifícios como vendas casadas e outras formas de imposição ou constrangimentos na realização de negócios.
• Atendemos clientes e consumidores com acolhimento, profissionalismo e agilidade, valorizando seus interesses, tempo, opiniões e sentimentos.
• Disponibilizamos o canal de atendimento por e-mail preparados para ouvi-los com atenção e atender com prontidão suas solicitações, reclamações e sugestões pertinentes.
Fornecedores (fornecedores de produtos, prestadores de serviços, parceiros comerciais, parceiros de negócios, etc.)
• Adotamos critérios justos e transparentes de seleção e contratação de fornecedores.
• Adotamos diretrizes e práticas de desenvolvimento de fornecedores, visando ao aperfeiçoamento de nossos produtos e serviços.
• Não toleramos qualquer forma de trabalho degradante (escravo, forçado, infantil, etc.) em nossa cadeia de suprimento, bem como descumprimento às legislações trabalhistas vigentes ou ações que causem danos ao meio ambiente.
• Não toleramos qualquer prática de corrupção, suborno, propina, favorecimentos pessoais e demais formas de atos ilícitos ou criminosos em nossa cadeia de suprimento.
Concorrentes
• Respeitamos a reputação e as opiniões dos nossos concorrentes e não desvalorizamos seus produtos e serviços, assegurando condições para uma concorrência saudável.
• Agimos segundo os preceitos da livre concorrência e, nesse sentido, as seguintes práticas são vedadas: truste, uso de informações privilegiadas, omissão de fatos relevantes, manipulação da boa-fé, espionagem, etc.
Setor público
• As decisões da Registro OK não são influenciadas por preferências partidárias ou ideológicas.
• Parcerias e contribuições (patrocínios, doações, etc.) para o setor público devem:
- Estar em conformidade com a legislação cabível e em conformidade com nossas diretrizes corporativas.
- Serem devidamente registradas em nossos demonstrativos.
• Nenhuma contribuição (patrocínios, doações, etc.) pode ser realizada tendo em vista a obtenção de benefícios ilegítimos ou favores para a Registro OK.
Terceiro setor
• Parcerias e contribuições (patrocínios, doações, etc.) para Organizações Não Governamentais (ONGs), Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público (OSCIPs), entidades filantrópicas, etc. devem:
- Estar em conformidade com a legislação cabível e em conformidade com nossas diretrizes corporativas.
- Serem devidamente registradas em nossos demonstrativos.
Mídia
• Baseamos nosso relacionamento com a mídia em princípios de veracidade e independência.
• Temos o discernimento sobre o que é dever de informar e o que são ações de marketing e de publicidade.
• Reconhecemos e respeitamos o dever da imprensa de informar a opinião pública.
DIRETRIZES DE CONDUTA NO AMBIENTE DE TRABALHO
Sabemos que o modo como realizamos nossas tarefas, honramos compromissos e nos comportamos revela o valor que atribuímos aos outros e a nós mesmos, pois nossos hábitos e atitudes tanto influenciam positivamente a confiança que recebemos quanto geram descrédito, dando origem a insatisfações pessoais e profissionais.
Daí a importância de aprimorarmos continuamente a qualidade de nosso trabalho e cultivarmos ambientes motivadores e que estimulem a cooperação: essa é a melhor forma de protegermos nossa dignidade pessoal.
Conduta pessoal
• Cumpra sempre as normas e as políticas, processos e procedimentos estabelecidos. Só faça aquilo que tem certeza que pode fazer; na dúvida, busque orientação com seu gestor imediato.
• Cultive a cordialidade nos relacionamentos e procure resolver os desentendimentos ou mal entendidos com cuidado, respeito e acolhimento.
• Pratique o diálogo e não a imposição de um ponto de vista; ouça com atenção e respeite a opinião alheia ainda que você discorde dela.
• Ajude os colegas a realizar um bom trabalho e oriente com paciência e interesse aqueles que o procuram.
• Jamais induza alguém ao erro ou cause-lhe prejuízo.
• Dê o devido crédito às idéias e realizações dos colegas e não apresente idéias, opiniões e preferências pessoais como se fossem da Registro OK ou dos seus administradores ou colaboradores.
• Não use o nome da Registro OK, cargo ou influência para obter benefícios pessoais ou para parentes, amigos ou terceiros.
• Não discrimine alguém por sua etnia, gênero ou por suas preferências políticas, sexuais, religiosas, culturais ou por suas deficiências.
• Não adote condutas ofensivas, sejam verbais, físicas ou gestuais.
• Não reproduza boatos e maledicências.
• Se errar, não oculte o fato; seja transparente e verdadeiro e esforce-se para mitigar suas conseqüências e aprender com elas.
• Participe com pontualidade e dedicação das ações de educação e treinamento oferecidas pela Registro OK.
• Cuide das instalações, recursos, equipamentos e materiais de trabalho e somente os utilize para fins pessoais em caso de uma emergência que não coloque em risco a integridade dos bens da Registro OK.
• Adote os preceitos do consumo consciente: não desperdice água, energia, papel, objetos de plástico, materiais de escritório, etc, e pratique a coleta seletiva.
• Evite desequilíbrios financeiros, pois eles acarretam prejuízos de ordem pessoal e profissional.
• Apresente-se no ambiente de trabalho em pleno estado de normalidade (sem embriaguez, uso de drogas, etc); o uso de drogas ilícitas é crime e compromete a atuação profissional, ao prejudicar gravemente a vida de seus usuários, perturbar o ambiente de trabalho e poder causar situações de risco para os demais.
• Zele pela aparência pessoal, vestindo-se adequadamente à função desempenhada.
• Não divulgue informações da Registro OK ou comente situações de seu cotidiano de trabalho em redes sociais.
Conduta profissional
• Realize seu trabalho com zelo, foco nos interesses da Registro OK e em conformidade com a empresa e com este Código de Ética e Conduta.
• Mantenha-se atualizado sobre os avanços de sua área profissional e, quando for o caso, obtenha as certificações necessárias ao exercício de seu cargo.
• Não permita que os negócios e operações da Registro OK sejam usados para atos ilícitos ou criminosos (corrupção, propina, lavagem de dinheiro, fraude, etc.). Para tanto, entre outras precauções, conheça e cumpra as diretrizes e práticas da Registro OK relativas ao assunto.
• Jamais aconselhe, difunda informações ou negocie com base em rumores ou dados não confiáveis.
• Conheça e cumpra as políticas e demais normas da Registro OK.
• No relacionamento com clientes, fornecedores e demais públicos, procure os canais competentes para atender solicitações ou resolver conflitos que estejam fora de suas atribuições.
• Peça orientação ao seu gestor imediato e à área de comunicação corporativa antes de participar de entrevistas e programas na mídia convencional ou virtual. Não fale em nome da Registro OK sem autorização prévia.
• Não use redes sociais ou softwares não disponibilizados pela Registro OK para realizar suas atividades profissionais.
Conflitos de interesses
Surge quando interesses pessoais se opõem aos da Registro OK e vice-versa. Essas situações põem em risco nossa reputação e, por isso, precisam ser administradas com transparência e devem ser prontamente comunicadas à Administração. Proteção das informações e do know-how da Registro OK.
• As informações e o know-how(conhecimentos, tecnologias, métodos, sistemas, softwares, etc.) que circulam internamente são de propriedade da Registro OK e, por isso, não podem ser usados para fins particulares nem repassados a terceiros sem prévia autorização.
• Solicite a autorização de um gestor antes de utilizar informações e know-how da Registro OK em atividades e publicações externas: aulas, congressos, palestras, trabalhos acadêmicos, livros, revistas, etc.
• Utilize as informações e know-how da Registro OK apenas em benefício dela e de seus públicos de relacionamento.
• Respeite a privacidade dos clientes e fornecedores mantendo em sigilo seus cadastros, informações, operações, serviços contratados, etc.
• Proteja e impeça o vazamento de qualquer documento ou informação que possa causar prejuízo ou desconforto a pessoas ou empresas.
• Certifique-se de que outros setores da Registro Ok não tenham acesso a informações não-públicas que circulam em sua área.
• Na hipótese de se desligar da Registro OK, não leve cópia de informações, processos, softwares ou qualquer outro tipo de conhecimento que sejam propriedade da Registro OK.
Relações de parentesco na Registro OK
• É vedada a contratação de parentes (avós, pai/mãe, irmãos, cônjuge/companheiro(a), filhos, sogros, genro/nora e enteados) nas seguintes condições: (i) com subordinação direta ou indireta; (ii) para cargos com relacionamento operacional em atividades que requeiram segregação de função dos colaboradores ativos, evitando conflitos de interesse.
• É permitida a contratação de parentes de funcionários ativos em funções correlatas na mesma área, desde que não haja conflitos de interesse no momento dessa indicação, administradores e colaboradores deverão informar a relação de parentesco existente ao seu gestor e ao responsável pela contratação.
Relações com clientes e fornecedores (fornecedores de produtos, prestadores de serviços, parceiros comerciais, parceiros de negócios, etc.)
• Antes de realizar negócios particulares com profissionais, empresas e gestores de empresas que sejam clientes ou fornecedores, administradores e colaboradores devem obter autorização de seu gestor imediato. Cortesias (brindes, presentes, favores, etc.)
• Não se deve aceitar ou oferecer cortesias de qualquer natureza: presentes, gratificações, favores, descontos em transações de caráter pessoal, viagens de negócios ou lazer, convites para participar de eventos e quaisquer outras cortesias.
• Se as práticas de mercado realmente exigirem uma troca de cortesias, restrinja seu valor (na oferta e no recebimento) ao limite estabelecido em norma interna da Registro OK.
• No relacionamento com o setor público, é vedado oferecer ou receber cortesias para funcionários públicos ou ocupantes de cargos políticos e seus partidos.
Cortesias no relacionamento e marketing institucional (convite para conhecer novos, produtos e serviços; participação como autor ou ouvinte em palestras, encontros, etc.)
• Na oferta, é permitido incluir despesas com viagens, transporte local, hospedagem, alimentação, inscrição, etc.
• No recebimento, essas despesas devem ser cobertas pela Registro Ok, quando possível e a juízo do administrador; executivo responsável.
Contribuições (patrocínios, doações, etc.)
• Antes de receber ou oferecer contribuições, administradores e colaboradores devem informar seu gestor imediato sobre essa intenção.
• As contribuições devem ser praticadas em conformidade com as leis, normas e regulamentos dos países em que a Registro OK está presente.
• As contribuições não devem influenciar processos de tomada de decisão, dar margem para essa interpretação ou serem praticadas em troca ou a título de antecipação de qualquer favor.
• As contribuições realizadas em nome da Registro OK devem ser previamente aprovadas pela Administração da Registro OK.
Contribuições para o Setor Público
• As contribuições para entidades e pessoas do Setor Público devem ser aprovadas pela Administração e devem estar atreladas a ações e parcerias que visem o benefício da coletividade ou o aperfeiçoamento do serviço público.
Candidatura de administradores e colaboradores a cargos públicos eletivos:
• Antes de se candidatarem a cargos públicos eletivos, administradores e colaboradores devem informar seu gestor imediato sobre essa intenção.
Atividades externas
• O trabalho em outras empresas ou organizações como funcionário, prestador de serviço, consultor, diretor ou conselheiro, não pode conflitar em nenhum sentido (natureza, tempo, etc.) com as atividades realizadas na Registro OK.
• Antes de assumir atividades em outras empresas ou organizações, administradores e colaboradores devem informar seu gestor imediato sobre essa intenção.
Sociedade em empresas
• A participação em outras empresas ou organizações como sócio, sócio-diretor ou sócio-investidor não pode conflitar em nenhum sentido (natureza, tempo, etc.) com as atividades realizadas na Registro OK
• Antes de assumir responsabilidades em outras empresas e organizações, administradores e colaboradores devem informar seu gestor imediato sobre essa intenção.
Empréstimos, comércio, coletas e jogos entre colegas
• Não solicite ou conceda empréstimos a colegas de trabalho.
• Não compre nem venda qualquer mercadoria ou serviço nas dependências da Registro OK.
• A participação em rateios ou coletas para custeio de comemorações, doações, etc. é facultativa e voluntária e os valores das contribuições não podem ser divulgados.
• Não promova a realização de rifas, bolões, jogos com premiações, etc.
COMUNICAÇÃO DE DESVIOS ÉTICOS
Administradores e colaboradores são responsáveis por garantir que este Código de Ética e Conduta seja cumprido e, além de agir em conformidade com ele, devem comunicar prontamente a suspeita ou o conhecimento de violação de suas diretrizes à Ouvidoria.
Comitê de Pessoas, Governança e Nomeação
A gestão deste Código de Ética e Conduta cabe ao Comitê de Pessoas, Governança e Nomeação, órgão de assessoramento do Conselho de Administração da Registro OK, competindo-lhe:
• Avaliar continuamente as normas contidas no documento e, se necessário, atualizá-las;
• Deliberar sobre dúvidas de interpretações.
Canal de e-mail interno e externo
• Recebe e analisa:
- Manifestações (sugestões, consultas, críticas, elogios e denúncias) relativas ao Código de Ética e Conduta Registro OK.
- Dilemas éticos, conflitos de interesses e dúvidas de interpretação e situações não previstas no Código de Ética e Conduta Registro OK.
• Encaminhamento pós-análise
- Os casos de desvios éticos são encaminhados aos Sócios e Administrador.
• Canais de Contato
Os conflitos de natureza ética, desvios de conduta e eventuais relatos ou denúncias sobre a não observância deste Código devem ser encaminhados seguintes canais:
- E-mail: contato@registrook.com.br
- Internet: preenchimento de formulário eletrônico no site www.registrook.com.br, no link Fale Conosco.
- Caixas coletoras disponíveis em cada unidade da empresa.
Em todos os canais de contato disponíveis, o manifestante poderá se identificar ou efetuar relato anônimo. O sigilo e a confidencialidade são garantidos. Eventualmente, poderá solicitar atendimento pessoal, que acontecerá em local reservado.
• Proteção a Denunciantes
- Administradores ou colaboradores que tentarem ou praticarem retaliação contra quem comunicar suspeitas ou colaborar na apuração de violações deste Código de Ética e Conduta estarão sujeitos a medidas disciplinares previstas em norma da Registro OK.
SANÇÕES ADMINISTRATIVAS
Administradores e colaboradores que violarem o Código de Ética e Conduta Registro Ok estarão sujeitos às sanções disciplinares previstas em norma interna.
ABRANGÊNCIA DESTE CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA
O Código de Ética e Conduta Registro OK foi aprovado pelos Administradores.
As diretrizes deste Código devem ser seguidas por todos os colaboradores da Registro OK, inclusive pelos seus sócios e administradores.
30.09.2018